社労士・給与計算代行会社に毎月渡す勤怠集計表の正しい作り方とデータ連携

紙のタイムカード原本やスキャンPDFを社労士・給与計算代行へ丸投げする運用には、以下の重大な課題が潜んでいます：

・数字の判読不能と確認電話：打刻のかすれや重ね印字、手書き修正の文字が読めず、締め日直前に電話やメールでの確認作業が何往復も発生する。

・代行手数料の高止まり：紙からの手入力代行作業（パンチ入力）が含まれるため、月額の給与代行基本料が高額になる。

・スケジュールの圧迫：郵送や集計確認に数日を要するため、給与振込日までの余裕がなくなり、振込データの確定が遅延するリスク。

社労士や給与計算担当者がスムーズに給与ソフトへ取り込めるデータには、以下の項目が正確に整理されている必要があります：

・社員番号・氏名・雇用区分（正社員、パート、役職者）

・総所定内実労働時間数、所定労働日数、実出勤日数

・法定時間外労働時間（8時間超の残業時間）、法定休日労働時間

・深夜労働時間（22:00〜翌5:00）

・年次有給休暇取得日数（半休・時間休の有無）および残日数

これらが集計済みのCSVとして1行1レコードで整理されていれば、代行会社は給与ソフトに1秒でインポート可能となります。

打刻漏れや押し間違いを手書きで修正したデータを社労士に渡すと、「誰がどういう理由で修正したのか」の客観的証拠が残らず、労基署調査で指摘される原因となります。

クラウド勤怠システムを利用していれば、本人の修正申請ログと管理者の承認日時が電子的に記録されるため、社労士も安心して給与計算を確定できます。

「紙の転記作業」がなくなることで、社労士事務所との契約プランを「手入力込みプラン」から「データ取り込みプラン」へと引き下げることができ、毎月の代行外注費を大幅に圧縮できるケースも少なくありません。