【無料Excel】有給休暇管理表テンプレート（パート比例付与・年5日義務・残日数自動計算）

2019年4月の労働基準法改正により、使用者は労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、有給休暇を与えた期間中およびその後3年間保存することが義務付けられました（労基法施行規則第24条の7）。

管理簿に記載しなければならない必須3項目は以下の通りです：

① 基準日（年次有給休暇が発生した日・付与日）

② 日数（付与された日数および繰越日数）

③ 時季（実際に労働者が有給を取得した年月日および日数）

本テンプレートは厚生労働省が提示する標準フォーマットに準拠しており、労基署の臨検調査時にもそのまま提出可能です。

週所定労働時間が30時間未満かつ週所定日数が4日以下のパート・アルバイトに対しては、労働基準法第39条第3項に基づき、出勤日数に応じた「比例付与」が適用されます。

本テンプレートでは、入社年月日と週所定日数を入力するだけで、以下の法定テーブルに基づき付与日数と付与期日を自動判定します。

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年10日以上の有給休暇が付与された従業員に対し、付与日から1年以内に5日を取得させなかった場合、労働基準法第120条に基づき「労働者1人あたり最大30万円の罰金」が科されます。対象者が10名未達であれば最大300万円の罰金リスクとなります。

本シートでは、取得期限まで残り3ヶ月を切っても取得数が5日に満たない従業員のセルを自動で「黄色」「赤色」に強調表示する条件付き書式を設定しており、取得漏れを未然に防止します。

パート・アルバイトの有給管理をエクセルで行う場合、出勤率8割以上の判定や、途中で週の契約日数が変更になった場合の再計算を手動で追跡するのは極めて困難です。

クラウド勤怠システムを活用すれば、入社日からの勤続年数と実際の出勤率をもとに自動付与され、本人スマホからの申請・承認と連動して残日数がリアルタイムに更新されます。