タイムカードの保存期間は何年？法改正に伴う5年保存義務と紙の保管コスト削減法

2020年4月の民法改正によって未払い残業代を含む賃金請求権の消滅時効が従来の2年から原則5年に延長されたことに伴い、労働基準法第109条で定める「労働関係に関する重要な書類」の保存期間も原則「5年間」に延長されました。

ただし、企業の急激な事務負担増に配慮した経過措置（労働基準法第143条）により、当面の間は「3年間の保存」で適法とされています。

しかし、退職した元従業員からの未払い残業代請求や労基署の臨検調査では、3年を遡って過去の記録を追及されるケースが標準的となっており、実務上は「最低5年間分のデータを安全に保管できる体制」を整えておくことが必須です。

多くの担当者が誤解しているのが保存期間のカウント開始日（起算日）です。

労働基準法施行規則第56条において、タイムカードの保存期間の起算日は「タイムカードに最後に打刻した日」ではなく、「当該記録に基づき支払われる賃金の支払期日（給与振込日）」と明確に規定されています。

例：月末締め・翌月25日払いの場合、4月度（4/1〜4/30）のタイムカードの起算日は「5月25日」となります。3年保存なら3年後の5月25日まで、5年保存なら5年後の5月25日まで廃棄することはできません。

① 保管スペースとコストの浪費：従業員30名の会社でも、5年分で段ボール15〜20箱に達し、倉庫代やオフィスの床面積を無駄に圧迫します。

② インクの経年劣化・印字かすれ：感熱紙やインクリボンの印字は数年で消えやすく、労基署臨検や残業代訴訟で証拠不採用となる致命的なリスクがあります。

③ 紛失・検索性の欠如：退職者から開示請求された際、該当月のカードを段ボールから探すだけで数日を要します。紛失していた場合、会社側の立証不能として労働者側の主張が全面的に認められてしまいます。

④ 火災・水害時の完全消失：自然災害やオフィス火災で原本が燃失・水没すると、客観的記録の復元が不可能になります。

厚生労働省の通達（平成17年3月31日 基発第0331006号等）により、タイムカードや出勤簿は紙の現物ではなく「電子データ（クラウドサーバー上のログ）」での保存が正式に認められています。

電子保存を満たすための3大要件：

・「見読性の確保」：ディスプレイ画面およびプリンターで明瞭に表示・印字できること。

・「検索性の確保」：氏名、日付、事業場ごとに必要な記録を速やかに検索・抽出できること。

・「改ざん防止措置」：打刻時刻や修正履歴がシステム上で厳格にログ保存され、過去のデータの不正改ざんができない構造であること。